Konferencje oraz szkolenia są częstymi wydarzeniami w wielu firmach. Spotkania zespołów projektowych w formie konferencji dają początek pracom nad projektem. To wtedy przekazywane są wszystkie istotne ustalenia. Może się to wydawać trudne zadanie, jeśli członkowie zespołu znajdują się w różnych miastach lub krajach. Dlatego naprzeciw takiej sytuacji wychodzą systemy komunikacji wizualnej.
Dzisiaj komunikacja na odległość nie jest problemem, ponieważ mamy dostęp do różnych rozwiązań. Aplikacje na komputery, czy smartfony są interesujące, lecz niestety nie każde z nich przeznaczone jest do celów biznesowych. W ten sposób powszechnie dostępne rozwiązania posiadają wiele ograniczeń przez co nie są optymalnym rozwiązaniem.
Systemy komunikacji wizualnej są rozwiązaniem, które opiera się na nagrywaniu oraz streamingu przy wykorzystaniu centralnego serwera nagrywającego. Następnie nagrania zrealizowane przez serwer przekazywane są w sieci IP. Umożliwia to nagrywanie wielu sesji wideo oraz przeprowadzenie jednostronnej sesji wideokonferencji na żywo. Odtwarzanie konferencji jest możliwe poprzez przeglądarkę internetową. Jest to duża wygoda, ponieważ do odtwarzania nagrania nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie.
Wideokonferencja jest profesjonalnym narzędziem, które pozwala wspierać szkolenia poprzez możliwość archiwizacji. Następnie nagrania mogą zostać udostępnione w firmowych zasobach. Ponadto nagrywanie wideokonferencji jest sposobem na stworzenie bazy wiedzy dla pracowników, którzy mogą mieć dostęp do poradników nagranych przez różnych specjalistów. Jest to kluczowa kwestia w przypadku wdrażania nowych rozwiązań w firmie. Sprawdzi się to również w przypadku szkolenia nowych pracowników.